Organizasyon ve Süreç Tasarımı

Önce süreç, sonra organizasyon

Büyüyen işletmelerde iş yükü arttıkça yeni kişiler alınır, yeni bölümler kurulur ve organizasyon şeması değişir. Ancak süreçler tanımlanmadan yapılan bu değişiklikler aynı sorunları yeni unvanlarla yaşamaya yol açar: Kimin karar verdiği belirsizdir, işler bölümler arasında bekler, aynı bilgi farklı yerlerde tekrar tekrar girilir. Organizasyon ve süreç tasarımı çalışmasında önce işin nasıl aktığını anlıyor, ardından organizasyonu bu akışa hizmet edecek şekilde tasarlıyoruz.

Çalışmanın adımları

1. Süreç haritalama

Siparişten tahsilata, satın almadan sevkiyata kadar ana süreçler ilgili kişilerle birlikte haritalanır. Her adımda kimin ne yaptığı, hangi bilgiyi kullandığı ve işin nerede beklediği görünür hâle getirilir.

2. Darboğaz ve israf tespiti

Onay zincirleri, mükerrer kontroller, bölümler arası bekleme ve yeniden işleme gibi kayıplar belirlenir. Hangi adımın değer kattığı, hangisinin kaldırılabileceği veya birleştirilebileceği değerlendirilir.

3. Gelecek süreç tasarımı

Sadeleştirilmiş süreçler tanımlanır; süreç sahipleri, girdi ve çıktılar, performans göstergeleri belirlenir.

4. Organizasyon yapısının tasarımı

Süreçlere uygun organizasyon şeması, raporlama ilişkileri ve yönetim kademeleri oluşturulur. Yönetici başına düşen kişi sayısı, merkezî ve yerel görevlerin dağılımı gibi konular ele alınır.

5. Görev tanımları ve yetki matrisi

Her pozisyon için amaç, sorumluluklar, yetkiler ve beklenen yetkinlikler yazılır. Kararların kim tarafından alınacağını gösteren bir yetki ve onay matrisi hazırlanır.

6. Süreç performansının ölçülmesi

Süreçlerin hız, kalite ve maliyet açısından düzenli izlenebilmesi için göstergeler ve gözden geçirme toplantıları tanımlanır.

Kimler için uygundur?

• Hızla büyüyen ve kurucusunun her karara dahil olmak zorunda kaldığı işletmeler
• Bölümler arası çatışmaların ve “bu benim işim değil” tartışmalarının arttığı yapılar
• ERP gibi bir sistem projesine başlamadan önce süreçlerini netleştirmek isteyen firmalar
• Birleşme, yeniden yapılanma veya kuşak değişimi yaşayan şirketler

Sık sorulan sorular

Süreç tasarımı ile kurumsallaşma aynı şey mi?

Birbiriyle yakından ilişkilidir. Süreç ve organizasyon tasarımı, kurumsallaşmanın temel taşlarından biridir; kurumsallaşma ayrıca yönetim toplantı sistemi, politika ve prosedürler ile yönetimin devri gibi konuları da kapsar.

ERP projesinden önce süreç tasarımı yapılmalı mı?

Evet, önerilir. Mevcut karmaşık süreçleri olduğu gibi bir yazılıma taşımak, karmaşayı dijitalleştirmekten öteye geçmez.

Çalışma ne kadar sürer?

İşletmenin büyüklüğüne ve kapsanacak süreç sayısına bağlıdır. İlk görüşmede kapsamı birlikte belirleyip bir yol haritası çıkarıyoruz.